چندی پیش در یک جلسه با همکاران بودیم. یک فایل Microsoft Word داشتیم که چند باری روی آن ویرایش صورت گرفته بود. منتها تغییرات به شکل Track Changes انجام نشده بودند و الان باید میفهمیدیم که تغییرات دقیقاً کجا اعمال شدهاند. همکاران قصد داشتند که متن اصلی و ویرایششده را خط به خط بخوانند تا تغییرات را چک کنند. منتها این کار خیلی زمانبر بود.
این موضوع بهانه شد تا قابلیت مقایسه خودکار اسناد در Word را چک کنیم. قابلیت Compare Documents که علیرغم کاربرد زیادی که میتواند داشته باشد، خوب شناخته نشده است!
کافی بود دو فایل (ویرایششده و نشده) انتخاب شوند و یک دکمه مقایسه کلیک شود. چند ثانیه بعد، تمام تفاوتها جلوی چشمان کاربر نقش میبندد. خطهای اضافهشده به رنگ سبز، خطهای حذفشده قرمز. نه نیازی هست که خط به خط فایلها مقایسه شوند، نه زمان زیادی برای مقایسه هزینه شود. بله! «ورد این قابلیت رو دارد؟!»
جالبتر از همه اینکه …
ورد فقط متن را مقایسه نمیکند. فرمتبندیها، فاصلهها، حاشیهها و حتی شکستگی خطوط را هم بررسی میکند. یعنی اگر کسی فقط یک فاصله اضافه گذاشته باشد، ورد آن را هم نشان میدهد. این دقت در کارهای حقوقی، قراردادی و اداری میتواند جلوی اشتباهات بزرگی را بگیرد.
حرف آخر
در دنیایی که همه دنبال نرمافزارهای پیچیده و گرانقیمت هستند، گاهی سادهترین راهحلها همانهایی هستند که از روز اول جلوی چشمتان بودهاند. Microsoft Word فقط یک واژهپرداز ساده نیست؛ ابزارهایی مثل Compare Documents دارد که میتواند کار اداری شما را متحول کند.
ویدیوی آموزشی کوتاه این قابلیت را برایتان آماده کردم تا خودتان هم بتوانید در عرض چند دقیقه از آن استفاده کنید: